第 2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）第８条の規定に基づき定められた個人情報の適正な取扱いを確保するために農林水産分野における事業者が講ずべき措置に関するガイドライン（平成16年11月9日農林水産省公示第2013号。以下「農水省ガイドライン」という。）第２条に定めるところによる。

（1）個人情報
（2）個人情報データベース等
（3）個人情報取扱事業者
（4）個人データ
（5）保有個人データ
（6）本人
（7）農林水産分野における事業者

　（一般原則）

第 3条　連合会は、連合会が行う事務及び事業の遂行に当たって遵守すべき法令等の規定並びに法及び個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)の規定を遵守するほか、農水省ガイドライン及び雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針（平成16年7月1日厚生労働省告示第259号。以下｢雇用管理指針｣という。）の規定に従い個人情報を適正に取り扱うものとする。

　（利用目的）

第 4条　連合会の保有する個人情報は、連合会定款第4条に規定する事業の円滑な実施のために利用する。

２　労働者等（雇用管理指針第2条第2号に規定する労働者等をいう。）の個人情報は、前項に掲げる事業等を実施する際の雇用管理のために利用する。

　（利用目的による制限）

第 5条　前条に規定する利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめ本人の同意を得るものとする。

２　前項に規定する本人の同意を得るに当たっては、書面により同意を得ることを原則とする。

３　第１項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

（1）法令に基づく場合
（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

　（取得に際しての利用目的の通知等）

第 6条　連合会は、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この条において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、書面により第４条に規定する利用目的を明示するものとする。

２　利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、公表するものとする。

３　前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

（1）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより連合会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
（3）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（4）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

　（個人データの内容の正確性の確保）

第 7条　連合会は、連合会が保有する個人データに記載された事項に変更が生じたときは、変更が生じた事項について遅滞なく修正するとともに、第４条に規定する利用目的の達成に必要な範囲内において、取り扱う個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。

　（保存期間等）

第 8条　連合会は、その取り扱う個人データについて、利用目的の達成に必要な範囲内で保存期間を定めるものとし、当該保存期間経過後又は利用目的を達成した後は、遅滞なくこれを消去するものとする。

２　前項に規定する保存期間は、連合会が取り扱う個人情報データベース等を記載した一覧表に取りまとめるものとし、当該取りまとめは第12条に規定する個人情報保護管理者が行うものとする。

　（安全管理措置）

第 9条　連合会は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損（以下｢漏えい等｣という。）の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置（以下「安全管理措置」という。）を講ずるものとする。また、当該安全管理措置を講ずるに当たっては、次の各号に掲げる事項について、それぞれ当該各号に掲げる措置を講ずるよう努めるものとする。

（1）組織的管理措置　個人情報の取扱いに関する内部規程の整備、安全性に関する監査の実施、第12条に規定する個人情報保護管理者の設置その他の安全確保のための組織体制の整備に関する措置
（2）技術的管理措置　外部からの不正アクセスからの防御に関するシステムの構築及び情報の暗号化、個人データへのアクセス制限その他の個人データの取扱いに関する技術的措置
（3）人的管理措置　個人情報の取扱いに関する連合会の内部規程の従業者（連合会の組織内にあって直接又は間接に会長の指揮監督を受けて連合会の業務に従事している者をいい、役員及び派遣職員を含む。以下同じ。）に対する周知徹底、次条第2項に規定する教育研修の実施その他の措置

　（従業者の監督）

第10条　会長は、その従業者に個人データを取扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

２　会長は、安全管理措置その他の個人情報の適正な取扱いの確保のため、その従業者に対し、教育研修その他の措置を実施し、又は従業者が教育研修その他の措置を受けることができるよう措置するものとする。

３　前項に規定する教育研修その他の措置においては、従業者がその在職中又は退職後、その業務に関して知り得た個人情報の内容を正当な権限なく他人に知らせ又は不当な目的に使用しないようにするための内容を含むものとする。

　（委託先の監督）

第11条　連合会が個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。また、必要に応じて、委託を受けた者に対して、契約の内容が遵守されていることを確認するものとする。

２　前項前段に規定する必要かつ適切な監督に係る措置として、連合会が個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託契約等において、次に掲げる事項を定めるものとする。

（1）委託先における第9条第2号に規定する安全管理措置に関する事項
（2）委託を受けた者（その従業者を含む。）の秘密保持に関する事項
（3）再委託を託す場合はその条件及び再委託先の監督に関する事項

３　委託を受けた一の者と、個人データの取扱いについて複数の委託契約を締結する場合（締結する予定の場合を含む。）は、前項各号に規定する事項について、別途個人情報保護に係る安全管理措置等に関する契約を締結できるものとする。

　（個人情報保護管理者等）

第12条　連合会は、個人情報の適正な取扱いのため、個人情報保護管理者（当該事業者の個人情報の取扱いに関する責任者をいう。以下同じ。）を置くものとする。

２　連合会の個人情報保護管理者は専務理事とする。

３　個人情報保護管理者は、個人情報の保護についての規程及び監査体制の整備その他個人情報の取扱いの監督を行うものとする。

　（個人情報の保護に関する方針）

第13条　連合会の個人情報の保護に関する方針は次のとおりとする。

（1）法令等を遵守し、個人情報を適切に取り扱う。
（2）苦情処理に適切に取り組む。

２　前項に規定する個人情報の保護に関する方針は、第15条の規定により公表するものとする。

　（第三者提供の制限及び共同利用）

第14条　農水省ガイドライン第16条第1項の規定に基づき、本人の同意を得て連合会が取り扱う個人データを第三者へ提供する場合は、当該同意は書面又は口頭によるものとする。

２　連合会の保有する個人データは、法第23条第4項第3号の規定に基づき必要に応じて、山口県、連合会会員と共同で利用する。

３　前項の規定により共同して利用する個人データの項目、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の名称は次のとおりとする。

（1）共同で利用する個人データの項目

氏名、住所等の個人情報データベース等に記載されている事項
（2）利用する者の利用目的

農業農村整備事業の円滑な推進のため
（3）当該個人情報の管理について責任を有する者の名称

個人情報保護管理者　専務理事

４　前2項については、次条の規定により公表するものとする。

　（保有個人データに関する事項の公表等）

第15条　連合会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項を記載した書面を事務所に備え、公表するものとする。

（1）連合会の名称
（2）第4条に規定する利用目的
（3）第13条第1項に規定する個人情報の保護に関する方針
（4）前条第2項及び第3項に規定する共同利用に関する事項
（5）利用目的の通知又は保有個人データの開示等を求める場合の手続
（6）第21条に規定する個人情報の取扱いに関する苦情の申出先

２　連合会に対し、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。

（1）前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
（2）第6条第3項第1号から第3号までに該当する場合

３　連合会は、前項の規定により求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、当該決定をした旨を通知するものとする。

　（保有個人データの開示等）

第16条　連合会は、農水省ガイドライン第18条第1項本文の規定等に基づき、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、書面を交付する方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

（1）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（3）他の法令に違反することとなる場合

２　前項の規定により求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく当該決定をした旨及び当該決定をした根拠となる条文等を通知するものとする。

３　連合会の事業に利害関係のある者から、関係書簿のうち個人情報（当該本人が識別される個人情報を除く。）以外の部分の謄写又は複写の要請があった場合は、連合会の事務及び業務に支障のない範囲において、関係書簿のすべてについてこれを認めるものとする。

　（訂正等）

第17条　連合会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下｢訂正等｣という。）を求められた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく事実の確認等の必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正等を行うものとする。

２　前項の規定により求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。

　（利用停止等）

第18条　連合会は、農水省ガイドライン第20条第１項及び第２項により、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去若しくは第三者への提供の停止を行うものとする。ただし、農水省ガイドライン第20条第1項及び第2項ただし書きに該当する場合はこの限りではない。

２　連合会は、当該本人から求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき又は前項の規定により求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

　（理由の説明）

第19条　連合会は、第15条第３項(利用目的の非通知に関する通知)、第16条第2項(保有個人データの不開示等に関する通知)、第17条第2項(訂正等に関する通知)又は前条第２項(利用停止等に関する通知)の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。

　（開示等の求めに応じる手続）

第20条　第15条第2項(利用目的の通知の求め)、第16条第1項(保有個人データ等の開示の求め)、第3項(事業に利害関係のある者から謄写又は複写の求め)、第17条第1項(保有個人データの訂正等の求め)又は第18条第1項(保有個人データの利用停止等の求め)の規定による求め（以下この条において「開示等の求め」という。）を行う者は、開示等の求めを行う旨及びその内容を記載した書面を会長へ提出するとともに、次に掲げる書類を提示し、又は提出しなければならない。

（1）開示等の求めをする者が本人である場合は、本人であることを示す書類
（2）開示等の求めをする者が未成年者、成年被後見人の法定代理人若しくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、代理人であることを証する書類

　（苦情の処理）

第21条　連合会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

２　前項の目的を達成するために、苦情の適切かつ迅速な処理は、個人情報保護責任者が担当するものとする。

　（漏えい等が発生した場合の対応）

第22条　連合会は、連合会が取り扱う個人情報（委託を受けた者が取り扱うものを含む。以下この条において同じ。）の漏えい等の事実を把握した場合は、当該漏えい等に係る個人情報の内容を本人に速やかに通知し、又は事務所の窓口等における書面の掲示若しくは備付け又はホームページ上での掲載その他の方法により継続的に本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

２　前項の場合は、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、可能な限り事実関係、発生原因及び対応策を遅滞なく公表するとともに、事実関係、発生原因及び対応策を山口県及び山口県を経由して中四国農政局担当部局に直ちに報告するものとする。

　（罰則）

第23条　この規程に違反した職員に対しては、就業規則に基づき懲戒に処することができる。

　附　則

　この規程は、平成17年9月14日から施行する。

会員向け
技術支援を見る

新卒・中途採用
募集要項

お問い合わせ

各課問い合わせ先

総務部 4F

総務企画課

会員支援課

事業部 3F

業務管理課土地改良管理指導センター

情報管理課

事業課

農道台帳作成管理センター

事業部 2F

用地換地課換地センター

事業部

事業調整室

検査室

2F

ため池サポートセンター

お問い合わせフォーム

山口県土地改良事業団体連合会個人情報保護に関する規程

総務部　4F

事業部　3F

業務管理課
土地改良管理指導センター

事業部　2F

用地換地課
換地センター

山口県土地改良事業団体連合会
個人情報保護に関する規程